Le modèle de cahier des charges "Solutions de communications unifiées" répertorie plus de 150 critères techniques pour faciliter la préparation de votre cahier des charges et comparer les outils de collaboration et de communication d'entreprise. Ce guide vous accompagnera dans votre réflexion stratégique et vous aidera à comparer les fonctionnalités des différentes outils disponibles sur le marché.
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Sommaire du cahier des charges "Solutions de Communications unifiées"
1. Contexte du projet
1.1 Objectifs et motivations
1.2 Nombre d’utilisateurs concernés
1.3 Applications concernées
1.4 Environnement informatique
1.5 Déploiement
2. Services de téléphonie sur IP
2.1. Service poste isolé
2.2. Services à l’entreprise
2.2.1. Transfert d’appel
2.2.2. Répondeur / boite vocale
2.2.3. VoiceMail
2.2.4. Vidéo sur IP : Video conference, e-learning surveillance…
2.2.5. Numéro d’urgence
2.2.6. Services avancés pour l’entreprise
3. Couverture fonctionnelle de la solution
3.1. Couverture applicative
3.1.1. Applications disponibles
3.1.2. Gestion collaborative de projet
3.1.3. Gestion de contenus
3.1.4. Messagerie instantanée (chat)
3.1.5. Réseau social
3.1.6. Calendrier de groupe
3.1.7. Réunion en ligne
3.1.8. Forums
3.1.9. Blogs
3.1.10. Wikis
3.1.11. Questionnaires
3.1.12. Formulaires
3.1.13. e-Learning
3.2. Fonctionnalités techniques
3.2.1. Fonctionnalités intégrées
3.2.2. Sauvegarde des données
3.2.3. Génération et import de fichiers
3.2.4. Assistance en ligne
3.2.5. Accessibilité des données
3.2.6. Langues et caractères supportés
4. Services intégrés
4.1. Gestion des utilisateurs
4.2. Intégration avec la messagerie
4.3. Moteur de recherche
4.4. Etiquettes (« tags »)
4.5. Statistiques
4.5.1. Production de statistiques
4.5.2. Diffusion des statistiques
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Organisation multi-sites, développement du télétravail, nomadisme des collaborateurs… les habitudes de travail modernes remettent en question le poste de travail classique. De plus en plus mobiles, les utilisateurs ont besoin d’être joignables depuis plusieurs terminaux (smartphones, tablettes) et à n’importe quel moment.
Ces nouveaux besoins poussent les entreprises à se tourner vers des solutions de communications permettant d’unifier :
• Les moyens de communication interpersonnels (téléphonie fixe et mobile, vidéo conférence)
• Les outils de travail collaboratif (web conférence, chat et messageries instantanées, gestion documentaire)
• Les outils bureautiques tels que la messagerie électronique, les agendas et certains outils bureautiques tels que le traitement de texte ou le visionnage de présentations.
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Enjeux et bénéfices des solutions de communications unifiées
Optimiser l’efficacité du contrôle, de la gestion, de l’intégration et de l’utilisation au quotidien de plusieurs formes de communications afin d’améliorer la productivité des collaborateurs… Tels sont les arguments présentés par la plupart des éditeurs. Pour rester sur des considérations plus fonctionnelles, une solution de communication unifiée doit permettre de :
• Simplifier la gestion des appels téléphoniques grâce à des fonctionnalités d’agendas permettant de joindre un interlocuteur en un seul clic
• Faciliter le transfert d’un document dans l’entreprise en évitant les multiples échanges d’emails à la fois chronophages et générateurs de coûts
• Améliorer l’efficacité des réunions de travail
• Accélérer l’échange des informations à distance (conférence, formation, présentation interne réalisée par une filiale…)
• Limiter les déplacements inutiles, notamment grâce aux salles de réunion virtuelle.
Du côté de l’utilisateur, les bénéfices attendus d’une solution de communications unifiées sont nombreux. On peut citer la possibilité d’exploiter un environnement unique quel que soit le terminal utilisé ou encore la faculté à basculer les communications en cours du fixe vers le mobile sans coupure.
Choisir une solution de communications unifiées : les éléments essentiels à prendre en compte
Ce guide vous aidera à comparer les différentes fonctionnalités des solutions de communications unifiées et à cerner les critères de choix essentiels. On peut évoquer dans un premier temps l’expérience utilisateur. Sur ce point, la simplicité est le critère le plus souvent retenu, avec une prise en main rapide de la solution. La compatibilité avec le matériel et le réseau existant dans l’entreprise est également essentiel, tout comme la capacité à ajouter des lignes téléphoniques et des utilisateurs au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins.
D’un point de vue fonctionnel, les différents services doivent être adaptés à la fois aux collaborateurs sédentaires et mobiles, en garantissant une parfaite accessibilité quel que soit le terminal. La solution doit prévoir la possibilité d’opter pour le numéro unique fixe et mobile. Elle doit également comporter des fonctionnalités de partage documentaire, de gestion des conférences web, audio et vidéo…
Enfin, on veillera lors du déploiement de la solution à prendre en compte les aspects liés à l’architecture IT, l’environnement SI et la sécurité des données.
