Cahier des charges : Automatisation des processus de gestion des notes de frais

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Sommaire du cahier des charges - Automatisation des processus de gestion des notes de frais

Partie I. Fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais

1 CRÉATION DE LA NOTE DE FRAIS

1.1. Processus de création

1.2. Technologie OCR

2 POLITIQUE DE DÉPENSE D’ENTREPRISE

2.1. Gestion des politiques de dépenses

2.2. Traitement des dépenses non conformes

2.3. Participants

3 OUTILS DE GESTION DES DÉPENSES

3.1. Gestion de la TVA en France et à l’étranger

3.2. Frais kilométriques

3.3. Taux de change

3.4. Transactions par carte

3.5. Avance de frais

3.6. Imputations analytiques

3.7. Gestion des justificatifs

4 VALIDATION DES NOTES DE FRAIS

4.1. Processus de validation

4.2. Gestion des processus de validation

5 SUIVI BUDGÉTAIRE ET REPORTING

5.1. Rôle comptable

5.2. Suivi budgétaire

5.3. Outil de reporting

Partie II. Caractéristiques techniques et administration de la solution

1 ADMINISTRATION

2 CONNEXION

3 MOBILITÉ

4 INTÉGRATION AVEC DES SYSTÈMES TIERS

5 INTÉGRATION EXPENSE/TRAVEL

6 ERGONOMIE ET NAVIGATION

7 ADMINISTRATION

8 CONNEXION

9 MOBILITÉ

10 INTÉGRATION AVEC DES SYSTÈMES TIERS

11 INTÉGRATION EXPENSE/TRAVEL

12 ERGONOMIE ET NAVIGATION

 

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Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

De la saisie à la validation en passant par les étapes de soumission,
une solution d’automatisation de la gestion des notes de frais simplifie
l’exécution des tâches, accélère les délais de traitement et améliore
également le pilotage des budgets. En automatisant la gestion des notes
de frais, on procède également à un désilotage des données. L’ensemble
des informations est alors disponible dans un seul système comportant
des outils d’analyse et de planification. Les gains en termes de visibilité des
dépenses sont à souligner, tout comme la simplification du traitement par
les équipes back office. Le calcul automatique des frais kilométriques, les
dépenses par carte automatiquement transposées en notes de frais, ou
encore le rappel des politiques de dépenses à chaque étape du processus
limitent les risques d’erreurs et de fraudes.
Aspect moins souvent évoqué, la mise en place d’une solution de gestion
des notes de frais est également l’occasion d’entamer une réflexion de
fond sur la politique de dépense de l’entreprise.

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Introduction du cahier des charges Automatisation des processus de gestion des notes de frais

Le modèle de cahier des charges « Automatisation des processus de gestion des notes de frais » répertorie plus de 200 critères techniques pour faciliter la préparation de votre cahier des charges et comparer les solutions de gestion des notes de frais disponibles sur le marché. Ce document vous guidera dans votre réflexion stratégique et vous aidera à comparer les fonctionnalités des différentes plateformes visant à simplifier les processus de gestion des notes de frais pour l’ensemble des intervenants, du collaborateur qui déclare ses frais au comptable en passant par les personnes en charge de la validation, le tout dans le respect des politiques de dépense de l’entreprise.  

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