Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.
Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour s’intégrer au sein d’une infrastructure informatique de plus en plus complexe, associant des besoins et contexte multiples : gestion des volumes, utilisateurs en réseau et proximité de la production papier, changement de méthodes de travail, processus de dématérialisation, gestion technique et analytique, développement durable…
Les copieurs historiquement acquis en mode contractuel locatif et hors réseau s’intègrent aux systèmes d’impression allant jusqu’aux matériels multifonctions permettant de combiner copies, impression, fax et numérisation pour la gestion ou l’archivage de certains documents.
La multiplication des périphériques couleur et la convergence
« copieurs » et « imprimantes » augmentent les potentiels de combinaisons.
Il arrive aussi qu’une réflexion autour des solutions d’impression s’accompagne d’une réflexion sur les solutions d’archivage ou de workflow.
Abordés de concert entre direction informatique et services généraux, les projets de solutions d’impression soulèvent donc des problématiques matérielles mais aussi, systématiquement, des problématiques logicielles qui complexifient encore les projets, étroitement liés aux systèmes d’information.
Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts directs et indirects, et les fonctionnalités dans un contexte d’amélioration de la productivité et de la satisfaction des utilisateurs. Les attentes des directions informatiques et services généraux : - Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
- Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…
De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur : - La disponibilité et l’accessibilité des machines
- La confidentialité des documents
- La mobilité des utilisateurs (leurs propres systèmes d’impression…)
Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page (essentiellement sur la base des coûts directs), et, pour la dimension « qualitative », à partir du gain de temps de production
« papier » des utilisateurs.
Les efforts de prise en compte de la notion développement durable trouvent un champ d’application très naturel sur le sujet de la politique d’impression, avec l’ambition compréhensible par tous, de maîtriser les ressources consommées et de réduire le gâchis. Certains constructeurs et cabinets conseil intègrent désormais ce paramètre dans leurs indicateurs.
En pratique, le développement durable n’est pas à ce jour le facteur décisif de lancement d’un projet de constitution ou de refonte d’une politique d’impression au sien de la plupart des entreprises. Il constitue cependant et de plus en plus, un argument de valeur très bien accepté pour soutenir les choix préconisés.
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Politique d'Impression est gratuit.
Nombre de pages : 31
Nombre de critères technologiques : 145
Format : PDF - 418 Ko
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