Cahier des charges : Intranet – Extranet – Portail d’entreprise

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Le cahier des charges "Intranet - Extranet - Site Web - Portail" a été rédigé par des experts indépendants. 562 critères technologiques sont répertoriés pour vous aider à analyser, comprendre et modéliser vos besoins et comparer les offres de logiciels de gestion de contenu.

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Sommaire du cahier des charges "Intranet-Extranet-Portail d'entreprise"

1 – Contexte et Projet : 63 critères
1.1. Périmètre et objectifs du projet
1.2. Contexte technique

2 – Périmètre de la solution : 26 critères

3 – Fonctionnalités « administrateurs » (back-office) : 116 critères
3.1. Installation et administration
3.2. Gestion des templates
3.3. Workflow
3.4. Gestion des contributeurs
3.5. Sécurité, authentification et administration déléguée
3.5.1. Authentification et annuaires
3.5.2. Sécurité
3.6. Développement
3.7. Gestion de l’historique

4 – Fonctionnalités « contributeurs » (back-office) : 49 critères
4.1. Fonctionnalités diverses
4.2. Edition des contenus
4.2.1. Edition
4.2.2. Gestion de l’historique
4.3. Outils « contributeurs »
4.4. Organisation et workflow

5 – Fonctionnalités « utilisateur » (front office) : 9 critères
5.1. Personnalisation de la restitution
5.2. Méthode d’identification

6 – Groupware / travail collaboratif : 32 critères

7 – « Built-in » applications ou extensions : 72 critères

8 – Transactionnel / e-business / e-commerce :19 critères
8.1. Fonction “commerce”
8.2. Intégration module “e-commerce”

9 – Intégration : 33 critères
9.1. API
9.2. Intégration Front Office
9.3. Intégration Back Office
9.3.1. Intégration web
9.3.2. Intégration technique
9.3.3. Intégration applicative

10 – Statistiques et référencement : 39 critères
10.1. Statistiques
10.1.1. Production de statistiques
10.1.2. Diffusion des statistiques
10.2. Référencement

11 – Architecture et éléments techniques : 104 critères
11.1. Plateforme
11.1.1. Pré-requis
11.1.2. Incompatibilités
11.2. Technologie
11.3. Standards, interopérabilité ² Scalabilité
11.4. Performance
11.5. Support

 

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Qu'est-ce que la gestion de contenu ?

Le monde de la gestion de contenu est particulièrement complexe et évolutif. A cela plusieurs facteurs :

  • Les réseaux internes ou étendus au protocole normalisé Internet, le réseau global Internet lui-même sont relativement récents dans la perspective d’une exploitation intensive par les entreprises. Leur potentiel est aujourd’hui nettement sous exploité.
  • L’augmentation constante du volume des documents et l’apparition de nouveaux formats de contenus rendent plus sensible la nécessité de gérer ces outils de travail.
  • Les managers d’entreprise, les départements communication, marketing, ressources humaines… considèrent ces technologies comme des briques essentielles du développement de leurs opérations.

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Introduction du cahier des charges intranet - extranet - site web - portail

Gestion de contenu, réseaux et protocole Internet

Le monde de la gestion de contenu est particulièrement complexe et évolutif.
A cela plusieurs facteurs :

  • Les réseaux internes ou étendus au protocole normalisé Internet, le réseau global Internet lui-même sont relativement récents dans la perspective d’une exploitation intensive par les entreprises. Leur potentiel est aujourd’hui nettement sous exploité.
  • L’augmentation constante du volume des documents et l’apparition de nouveaux formats de contenus rendent plus sensible la nécessité de gérer ces outils de travail.
  • Les managers d’entreprise, les départements communication, marketing, ressources humaines… considèrent ces technologies comme des briques essentielles du développement de leurs opérations.
  • La créativité des utilisateurs et des professionnels en entreprise ainsi que la créativité des producteurs de technologies se croisent pour le développement de nouvelles applications concrètes.

Conduite d’un projet de gestion

La conduite d’un projet de gestion de contenu suit les principes de la conduite de projet informatiques. Certains points sont cependant accentués.

Une équipe multi-profils

Il n’y a pas de projet intranet, site web, extranet… sans une participation majeure des utilisateurs ou équipes fonctionnelles concernées. Il s’agit donc de constituer une équipe équilibrée, composée de professionnels de la gestion de projets IT et de chefs de projets fonctionnels.

Définition des spécifications attendues

L’écriture des spécifications attendues peut s’avérer longue et complexe, une fonction à intégrer appelant une autre fonction.

Par exemple, créer un site institutionnel pour une PME fait émerger des questions sur lesquelles de nombreux interlocuteurs devront intervenir : Pourquoi ce site web ? « Exister » sur le web, générer des contacts… Où s’arrêter dans les informations communiquées ? Quelle actualisation anticiper pour les informations en ligne ?

Autre exemple, refondre un site de commerce en ligne dans la distribution nécessite une analyse extrêmement précise de centaines fonctionnalités attendues :
Processus d’achat d’un visiteur ou de groupes de visiteurs ?
Gestion des promotions croisées ?
Support client, à quel niveau, quand ?
Gestion dynamique des opérations de promotion ?
Gestion de l’information des fournisseurs ?

Une méthode itérative

La conduite de projets de gestion de contenu suit une méthode itérative surpondérant le nombre et la durée des phases de validation. Le département IT joue ici un rôle fondamental, ayant la maîtrise et expérience des méthodes de conduite de projet tout en étant également l’organisateur et le garant de la gestion des données internes à l’entreprise.

Evolutions et tendances

Les tendances sont nombreuses et résultent du croisement de nombreux paramètres : créativité et exploration du potentiel du web, évolutions technologiques des solutions, évolution des modèles économiques, maturité des entreprises et générations d’applications (évolution d’un premier équipement ou restructuration de dizaines de plateformes web…)…

Parmi celles-ci :

  • La découverte et la prise en compte éventuelles de nouveaux vecteurs : les blogs, les wikis (orientation conduite de projet), les supports vidéo, les podcasts audio… ouvrent des pistes dont l’exploitation professionnelle est encore à construire.
  • La multiplication de plateformes technologiques dédiées à la gestion de contenu avec des directions diverses : Des offres de plus en plus spécialisées sur certains besoins, des plateformes fédératrices et généralistes, des plateformes dédiées à des profils d’entreprise (selon la taille de l’entreprise ou selon le métier de l’entreprise : presse…)…
  • L’explosion du nombre de plateformes « Open Source » destinées a priori aux entreprises.
  • La consolidation et l’unification de plateformes. Des entreprises gèrent aujourd’hui des dizaines ou des centaines de sites. Les besoins d’administration, d’unification de la communication ou de réactivité dans les opérations orientent ces entreprises vers la construction d’un socle unique sur lequel s’appuient toutes les applications web, sites, intranets, extranets, e-commerce…
  • L’intégration au système d’information de l’entreprise et aux sources d’informations tierces. La richesse et la valeur des intranets et extranets sont liées pour partie à la mise à disposition de données et informations issues de systèmes internes ou tiers.
  • Le besoin croissant de maintenabilité et de gestion de la capacité d’évolution des plateformes est directement lié à l’augmentation du nombre de services proposés par les plateformes web et au nombre de contributeurs et administrateurs.

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