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Le monde de la gestion de contenu est particulièrement complexe et évolutif. A cela plusieurs facteurs :

• Les réseaux internes ou étendus au protocole normalisé Internet, le réseau global Internet lui-même sont relativement récents dans la perspective d’une exploitation intensive par les entreprises. Leur potentiel est aujourd’hui nettement sous exploité.
  
  
• L’augmentation constante du volume des documents et l’apparition de nouveaux formats de contenus rendent plus sensible la nécessité de gérer ces outils de travail.
  
  
• Les managers d’entreprise, les départements communication, marketing, ressources humaines… considèrent ces technologies comme des briques essentielles du développement de leurs opérations.

La conduite d’un projet de gestion de contenu suit les principes de la conduite de projet informatiques. Certains points sont cependant accentués.

• Une équipe multi-profils
  Il n’y a pas de projet intranet, site web, extranet… sans une participation majeure des utilisateurs ou équipes fonctionnelles concernées. Il s’agit donc de constituer une équipe équilibrée, composée de professionnels de la gestion de projets IT et de chefs de projets fonctionnels.
• Définition des spécifications attendues
  L’écriture des spécifications attendues peut s’avérer longue et complexe, une fonction à intégrer appelant une autre fonction.
  Par exemple, créer un site institutionnel pour une PME fait émerger des questions sur lesquelles de nombreux interlocuteurs devront intervenir : Pourquoi ce site web ? « Exister » sur le web, générer des contacts... Où s’arrêter dans les informations communiquées ? Quelle actualisation anticiper pour les informations en ligne ?
  Autre exemple, refondre un site de commerce en ligne dans la distribution nécessite une analyse extrêmement précise de centaines fonctionnalités attendues : Processus d’achat d’un visiteur ou de groupes de visiteurs ? Gestion des promotions croisées ? Support client, à quel niveau, quand ? Gestion dynamique des opérations de promotion ? Gestion de l’information des fournisseurs ?
• Une méthode itérative
  La conduite de projets de gestion de contenu suit une méthode itérative surpondérant le nombre et la durée des phases de validation. Le département IT joue ici un rôle fondamental, ayant la maîtrise et expérience des méthodes de conduite de projet tout en étant également l’organisateur et le garant de la gestion des données internes à l’entreprise.