« La technologie est un pré-requis technique,
mais elle ne peut à elle seule définir une solution »
Pierre Gruffaz,
DSI de Fournier Habitat
Pierre Gruffaz, d’une manière générale chez Fournier Habitat, sur quels aspects faites-vous porter la priorité dans un cahier des charges ?
La réponse tourne autour de cette notion : bien clarifier les besoins métier. Ce qui passe par trois phases : bien définir ses objectifs, faire de même avec les besoins métier, être capable de montrer le ROI qui sera obtenu à l’issue du projet. Sur ce dernier point, le chef de projet doit développer des indicateurs, et, en fonction d’eux, le comité de direction va valider ou pas le projet. Un cahier des charges doit donc se montrer le plus précis possible, pour qu’au moment où on lance l’appel d’offres, les répondants puissent clairement se prononcer, savoir ce qu’ils prennent et au contraire ce qu’ils ne peuvent assurer.
A partir de quels éléments construisez-vous votre cahier des charges ?
Il s’agit surtout de choisir les bon partenaires. Tout dépend de notre connaissance du métier, avec certains on est à l’aise, pour d’autres c’est moins le cas. On va passer alors par des personnes tierce et des experts pour étayer le cahier des charges. Donc, tout dépend du contexte.
Procédez-vous par comparaison avec des technologies internes déjà en place ?
La technologie peut être un pré-requis technique, mais elle ne peut à elle seule définir une solution. Le plus important c’est le fonctionnel. Et là on retrouve nos priorités : répondre aux besoins métiers et fonctionnels, sans oublier nos pré-requis réunis au fil des années. Ce sont des éléments que l’on va donner aux éditeurs travaillant avec nous.
Avez-vous, pour élaborer ce cahier des charges, recours à des prestataires de conseil externes ?
Oui, c’est toujours possible, soit quand on maîtrise moins le métier, soit quand l’appel d’offres est conséquent.
Avez-vous recours à un expert interne du sujet, ou préférez-vous recruter un spécialiste ?
L’expert interne est privilégié pour son savoir-faire et sa connaissance de l’entreprise.
Comment sélectionnez vous les éditeurs ? Effectuez-vous des recherches préalables sur le web ?
Oui et même beaucoup. Pour un appel d’offres habituel, on a toujours en tête un ou deux éditeurs. Avec le web, on se fait une première idée, on en écarte certains, on en ajoute d’autres. C’est un exercice qu’on fait souvent.
Et pour les études ou les analyses IT disponibles sur le web ?
On le fait temps en temps, quand on peut récupérer des livres blancs ou des études, ça permet également de se faire une première idée.
Quelle pondération donnez-vous, dans votre cahier des charges, entre les technologies et les services d’accompagnement ?
On regarde évidemment le logiciel et aussi l’intégration et tous les paramètres liés à cette intégration. C’est un tout. Et pour nous, le choix de l’intégrateur est important. Le partenaire est un élément déterminant dans le choix de la solution. On s’implique beaucoup dans le choix de l’intégrateur qui contribue à la réussite du projet. Avoir un bon feeling avec lui est presque prioritaire. C’est d’autant plus le cas pour les gros appels d’offres, par exemple le choix de notre PLM, où celui de l’intégrateur a beaucoup pesé.
Effectuez-vous fréquemment une release d’un cahier des charges en cours d’opération ? Si oui, sur quels aspects ?
Chez nous, la version 1 du cahier des charges sert à l’appel d’offres, on ne revient pas dessus. Ensuite on procède à la mise en place, on peut alors adapter certains points. Il peut toujours y avoir une méconnaissance ou une incompréhension sur des aspects. Mais notre idée est claire, l’objectif principal est bien défini au début, on ne veut pas revenir dessus.
Quels points du cahier des charges donnent lieu à débat lors des échanges avec les fournisseurs ?
Le débat porte sur la compréhension de l’appel d’offres par les différents concurrents, en particulier les challengers par rapport aux éditeurs principaux. Ont-ils bien compris notre besoin et notre mode de fonctionnement ? C’est le sujet de discussion.
Effectuez-vous un pilote ou un prototype avant le choix définitif de la solution ?
Avant la mise en place, on fait souvent des pilotes. Mais je n’ai pas souvenir d’un pilote qui nous ait fait changer d’avis sur le choix d’un éditeur ou celui de la solution. Parfois, par exemple sur notre important projet PLM, on demande des « petits POCs » pour vérifier que les spécificités et notre métier ont bien été compris et pris en compte.
Que changeriez-vous dans la démarche cahier des charges et que pensez-vous de l’intérêt de cette démarche ?
Avant celle de cahier des charges, j’utilisais la formule d’expression des besoins. Fondamentalement c’est là tout l’intérêt d’un cahier des charges. Il parle d’abord de fonctionnalités, sans que cette phase ne soit trop longue ou trop détaillée. Mais, à partir du moment où on référence une solution et un éditeur, on a besoin de passer par le cahier des charges et l’appel d‘offres. Si on passe par un développement agile, on va moins loin.
Le regard de TIBCO Software : Mathieu Guillot expose sa vision des enjeux de la rédaction d’un cahier des charges BI en environnement RH
Mathieu Guillot,
Solutions Consultant (Pre-Sales),
TIBCO Software Inc.
Quel niveau de détail conseilleriez-vous d’avoir dans le recueil et l’analyse des besoins pour préparer un cahier des charges BI RH ? (Axes, d’analyse, structure des data, performances et temps de réponse, volumes des data… ?)
Plus nous recueillons d’éléments qui permettent de comprendre le besoin du client, mieux c’est. En particulier toutes les informations permettant de localiser les données pertinentes. Ces données sont-elles présentes au sein de l’entreprise ou doit-on aller les chercher dans des systèmes externes ? Faut-il envisager de recueillir des données en provenance des réseaux sociaux, dans le cadre d’une stratégie de rétention des talents par exemple ? Si tel est le cas, cela implique d’intégrer des données non structurées dans l’analyse. Le projet prend alors une autre dimension.
Sur quelles caractéristiques ou fonctionnalités liées au logiciel BI conseilleriez-vous de mettre l’accent pour un projet BI-RH ?
Je mettrais l’accent sur trois aspects. Le premier est relatif au big data management. L’éditeur doit offrir la capacité d’explorer les données au sein des data lakes, de les préparer, les transformer et les rendre disponibles pour le personnel RH. Le deuxième point d’attention concerne l’accessibilité des fonctionnalités de data visualisation. La solution doit être facile à prendre en main, avec la possibilité pour les utilisateurs RH de faire de l’exploration de données, mais également de collaborer et de présenter les données de manière attractive grâce à des fonctionnalités telles que le data storytelling. Enfin, il est intéressant que le logiciel de BI intègre une couche d’intelligence artificielle et de machine learning pour comprendre les relations entre les données, proposer des visualisations plus adaptées et soulever des questions RH inédites.
Plus globalement, le cahier des charges doit prendre en compte tout le spectre de l’analytique, de la collecte de la donnée jusqu’à l’analyse prédictive, en passant par le stockage. Sachant que les données ne sont jamais dans un seul et même système, l’éditeur doit être capable de les récupérer dans des sources et formats différents. Si certaines données ne sont pas accessibles, on obtiendra des modèles sous-efficaces et les décisions prises sur la base de ces données ne seront pas optimales.
De votre expérience, sur quels aspects des cahiers des charges BI demandez-vous le plus souvent des précisions, des explications ou des détails complémentaires et pourquoi ?
Les questions tournent le plus souvent autour de la donnée : existe-t-il un référentiel de données ? Un datawarehouse ou un damart a-t-il déjà été créé à destination des métiers et de l’analyse RH ? L’analyse doit-elle intégrer des données non structurées comme du texte, des images ou des sons ? Nous posons toutes les questions nécessaires pour comprendre l’existant et ainsi proposer des outils et approches méthodologiques permettant de créer des indicateurs utiles en fonction des objectifs définis avec le client.
Après avoir clarifié les attentes, nous analysons la faisabilité technique, puis nous nous assurons que les objectifs sont clairement définis, car les spécifications ne permettent pas toujours de cerner les intentions véritables.
En lisant le projet présenté par Pierre Gruffaz, sur quels critères du cahier des charges auriez-vous mis l’accent ?
J’insisterais sur les aspects liés à l’évolutivité et à l’industrialisation de la solution. Pierre Gruffaz oppose développement agile spécifique et solution d’éditeur, en précisant qu’en optant pour un développement agile, « on va moins loin ». Je pense effectivement qu’une solution telle que TIBCO Data Science, tout en restant généraliste, offre suffisamment de flexibilité et d’évolutivité pour être performante dans tous les cas d’usage, avec en plus l’ensemble de l’écosystème TIBCO qui permet d’aller « plus loin », tout particulièrement sur le plan de l’intégration et de la cohérence des outils qui fonctionnent de concert au sein de l’écosystème RH.
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