Cahier des charges : Solutions d’archivage (off-line, on-line, emails, archivage légal…)

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Le cahier des charges "Archivage online/offline, archivage d'emails, archivage légal" a été rédigé par des experts indépendants. Il a pour objectif de vous aider à choisir une solution d'archivage adaptée à vos besoins. Les 92 critères technologiques présentés vont vous permettre de rédiger votre cahier des charges et de comparer les solutions du marché.

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Sommaire du cahier des charges "solutions d'archivage"

1 – Le projet (18 critères)

2 – Archivage off-Line (15 critères)
2.1. Matériel
2.2. Logiciel d’archivage
2.3. Méthode de stockage des medias

3. Archivage on-line (24 critères)
3.1. Matériel
3.2. Logiciel d’archivage
3.3. Méthode de stockage des medias
3.4. Archivage on-line externalisé

4. Archivage d’emails (22 critères)
4.1. Cadre général
4.2. Moteur de recherche et indexation
4.3. Sécurité d’accès
4.4. Intégrité

5. Archivage légal (13 critères)
5.1. Format de la donnée
5.2. Format du support
5.3. Stockage des medias
5.3.1.Stockage interne à l’entreprise
5.3.2. Stockage externalisé
5.3.3. Méthode de sécurisation
5.4. Notions de confidentialité
5.5. Accessibilité

 

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L'archivage de documents ou de données : des contraintes spécifiques

L’archivage de documents ou de données relève de contraintes spécifiques, différentes des besoins et contraintes attachées au stockage ou à la sauvegarde :

• Des contraintes liées à la pérennité des formats : A l’image des évolutions de formats vécues pour les technologies « grand public » (magnétoscope, vidéo, photo, musique…), les évolutions de formats rendent inaccessible et inutilisables les données archivées du fait du changement des formats de lecture.

• Des contraintes liées à la pérennité des supports : L’évolution des supports peut rendre les données archivées inaccessibles : Evolution des supports vidéo des films sur bande, cassette magnétoscope VHS, DVD, HD-DVD… Il en est de même avec les archives de données d’entreprise, conservées sur bande, puis sur CD, puis sur DVD… pouvant devenir inaccessibles du fait de l’évolution des supports et de leur pérennité dans le temps.

• Des contraintes règlementaires

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Introduction du cahier des charges "solutions d'archivage"

Archivage d’emails

L’archivage d’email pose la question de ce que l’on souhaite ou doit conserver :

• Se limiter aux relations clients ou fournisseurs pour une PME industrielle
• Archiver toutes les communications email y compris le Spam pour un cabinet d’avocats, en conformité avec leurs obligations…

Il faut également prendre en compte les délais de réutilisation très variable selon la nature ou la contribution des messages. L’indexation et les moyens de recherche sont cruciaux dans le cas de l’archivage de messages. Contrairement à des documents d’entreprise, un mail est souvent une information « fugace » que l’on souhaite retrouver hors du temps et du contexte.

Les règlementations en matière d’emails varient selon les pays et impactent leur archivage. Par exemple, en Grande Bretagne, tous les mails émis ou reçus en entreprise appartiennent à l’entreprise. En France la boite mail professionnelle est considérée comme un espace personnel. Un accord est souvent nécessaire avec les salariés pour accéder aux messages. L’objectif est donc d’archiver en respectant les règles d’accès et de confidentialité.

Archivage légal

La conservation des documents est depuis quelques années déjà imposée par de nombreux textes législatifs ou réglementaires. L’obligation d’archiver porte aussi bien sur des données matérielles que sur des données sous forme dématérialisées. Cependant, les modalités d’archivage d’un document ne sont pas prévues par ces mêmes textes de loi.

En effet, si le décret du 30 mars 2001 relatif à la signature électronique, pris pour l’application de l’article 1316-4 du Code Civil, impose aux prestataires de services de certification de «conserver, éventuellement sous forme électronique, toutes les informations relatives au certificat électronique qui pourraient s’avérer nécessaires pour faire la preuve en justice de la certification électronique», il ne précise pas les différentes modalités à respecter.

La norme NF Z 42-013 (disponible sur le site de l’AFNOR) dans sa version révisée de décembre 2001, donne un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en oeuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’assurer leur conservation et leur intégrité. Cette norme n’est pas obligatoire mais son emploi constitue une garantie sur la valeur probante des documents ainsi conservés.

Enfin, il faut noter que l’archivage légal se doit de respecter un ensemble de normes et réglementations qui peuvent être communes et/ou spécifiques selon la région. Il peut exister des spécificités en fonction de chaque pays et du type de données archivées.

Migration des données archivées

Le dossier médical à vie pour tous constitue un progrès considérable dans l’accès aux soins. Entre le premier enregistrement d’information à la naissance d’une personne et son suivi sur 80 ans, il est à prévoir une évolution des formats et des supports.

Il en est de même pour l’entreprise qui doit envisager la migration des formats et des supports dans le cadre de son projet d’archivage. Dans l’ensemble des cas de projet d’archivage et dès que la durée minimum de conservation des archives approche ou dépasse une dizaine d’années, il est indispensable d’intégrer dans sa réflexion les besoins récurrents de migration des données.

Ces migrations peuvent, au fil du temps, représenter une charge et un enjeu crucial dans le cas de la conservation d’archives.

Il est à noter que les formats d’enregistrement compressés engendrent une perte de données au fur et à mesure des diverses migrations.

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