Cahier des charges : Editique – Gestion des éditions

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gestion des éditions

Le cahier des charges "Editique - Output management - Gestion des éditions" a été rédigé par des experts indépendants. Il a pour objectif de vous aider à choisir une solution d'éditique adaptée à vos besoins. Les 183 critères technologiques présentés vont vous permettre de rédiger votre cahier des charges et de comparer les logiciels de gestion de flux de documents disponibles sur le marché.

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Sommaire du cahier des charges editique - output management - gestion des editions

1 – Le projet : 12 critères

2 – Création / Conception : 45 critères
2.1. Multi-canal
2.2. Bibliothèque de documents / référentiel
2.3. Construction des documents modèles

3 – Composition : 11 critères

4 – Production / Diffusion : 42 critères
4.1. Gestion des processus
4.2. Formats de sortie
4.3. Fonctions liées aux courriers
4.4. Suivi de la production

5 – Gestion des utilisateurs : 2 critères

6 – Intégration : 47 critères
6.1. Formats de flux d’entrée
6.2. Intégration avec un ordonnanceur
6.3. Intégration avec une gestion de processus
6.4. Intégration avec un CRM
6.5. Intégration avec un traitement de textes
6.6. Intégration dans une architecture d’applications réparties
6.7. Intégration avec un annuaire d’utilisateurs

7 – Administration technique : 3 critères

8 – Architecture technique : 21 critères

 

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Qu'est-ce que l'éditique ?

Les solutions d’éditiques désignent l’ensemble des outils, des services et des moyens informatiques appliqués à lagestion des flux de documents. Elles proposent un éventail de fonctionnalités très variables selon les solutions : centraliser le courrier égrené, réduire les impacts environnementaux de l’impression et de la diffusion, automatiser les processus de production et de diffusion…

Pour beaucoup, la problématique principale de l’éditique est de pouvoir créer une grande diversité de documents en gérant une multitude de formats suivant qu’il s’agisse des fiches de paie des salariés ou bien de cartons d’invitation. Il s’agit donc de pouvoir définir des templates, dont certains modules pourront ou non être interchangeable, prédéfinis ou présentant des champs variables. De même, la gestion des images, logo, tableaux comptable, et tout autre module doivent pouvoir être implémentés dans chacun des documents de l’entreprise dans les respect de la charte graphique.

Pour ce faire, il convient de considérer tous les besoins de l’entreprise concernant la production de documents : extraction de données vers diverses applications et insertion des données provenant de bases externes (logo des partenaires), reformatage de l’Ordonnanceur, type d’impression…

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Introduction du cahier des charges editique - output management - gestion des editions

Au cours de ces dernières années les solutions d’éditique ont considérablement évolué et proposent un éventail de fonctionnalités très variables selon les solutions : centraliser le courrier égrené, réduire les impacts environnementaux de l’impression et de la diffusion, automatiser les processus de production et de diffusion en sont quelques exemples.

Quels objectifs ?

Dans certaines entreprises le choix d’une solution éditique peut représenter un enjeu stratégique. Tout d’abord, au niveau de la relation client, une solution éditique peut envisager une approche multicanal. Ainsi, une simple opération d’envoi de factures papier peut être doublée d’un envoi email. Les solutions éditiques permettent également de gérer les destinataires d’un document (factures, devis,…) et de suivre l’état des envois.

De même, employée pour des opérations marketing, une solution éditique va pouvoir permettre la gestion d’actions de cross selling en implémentant une plaquette informative lors d’envoi de factures. L’information sera alors dans la suite de la chaîne éditique afin de prévoir une mise sous pli adaptée. Mais aussi, en industrialisation certaines fonctions clés, l’éditique permet notamment une réduction des coûts grâce à l’automatisation des divers processus concernés : création, production, diffusion, archivage..

Création de documents

Pour beaucoup, la problématique principale de l’éditique est de pouvoir créer une grande diversité de documents en gérant une multitude de formats suivant qu’il s’agisse des fiches de paie des salariés ou bien de cartons d’invitation. Il s’agit donc de pouvoir définir des templates, dont certains modules pourront ou non être interchangeable, prédéfinis ou présentant des champs variables. De même, la gestion des images, logo, tableaux comptable, et tout autre module doivent pouvoir être implémentés dans chacun des documents de l’entreprise dans les respect de la charte graphique.

Pour ce faire, il convient de considérer tous les besoins de l’entreprise concernant la production de document : extraction de données vers diverses applications et insertion des données provenant de bases externes (logo des partenaires), reformatage de l’Ordonnanceur, type d’impression…

Production et Diffusion

Par la suite, il est nécessaire de prendre en compte les différents usages qui seront faits des documents. L’éditique permet notamment d’inclure des documents dans des processus de traitement précis telles que des campagnes de publicité. S’il s’agit d’une campagne d’emailing, il sera alors aisé de renseigner une date d’envoie et de prévoir les éventuelles repasses.

Selon les entreprises et les documents concernés, les solutions éditiques permettent aussi la gestion de la production, suivant que les modes de production sont externalisés ou traités en interne. L’impression de factures pourra alors aisément être gérée en interne au contraire de l’impression à grande échelle de plaquettes de communication.

Archivage et sécurité

Un autre point important pour le traitement de documents concerne l’archivage et le traitement des documents à valeur probante. En effet, certains documents doivent pouvoir être archivés et traités en toute sécurité d’où la présence de processus de gestion des utilisateurs mais aussi la sollicitation de solutions d’archivage ou de GED compatibles. Il convient alors de prendre en compte les modes et moyens d’archivage (papier ou numérique) les plus appropriés. Par ailleurs les solutions d’éditique peuvent permettre la traçabilité des documents ainsi que leur authentification, représentant un véritable atout dans la gestion des documents juridiques et contractuels..

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