Cahier des charges : Poste de travail, suites bureautiques cloud et outils de connectivité

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Le cahier des charges "Poste de travail : suites bureautiques Cloud et outils de connectivité" a pour objectif de vous aider à choisir des outils de productivité adaptés à votre environnement et à vos besoins.

De la messagerie d'entreprise jusqu'à la vidéo conférence, en passant par le partage documentaire et le serveur de fichiers, vous trouverez dans ce guide 321 critères technologiques qui vous permettront de réaliser votre cahier des charges et de comparer les différents outils bureautiques et collaboratifs disponibles sur le marché.

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Sommaire du cahier des charges "Poste de travail : suites bureautiques cloud et outils de connectivité"

1 – CONTEXTE DU PROJET
1.1. Objectifs et motivations
1.2. Nombre d’utilisateurs concernés
1.3. Applications concernées
1.4. Environnement informatique
1.5. Déploiement

2 – APPLICATIONS
2.1. Couverture applicative
2.2. Fonctionnalités intégrées
2.3. Sauvegarde des données
2.4. Génération et import de fichiers
2.5. Assistance en ligne
2.6. Accessibilité des données
2.7. Langues et caractères supportés

3 -ARCHITECTURE
3.1. Installation sur les postes utilisateurs
3.2. Modèle d’architecture du service
3.3. Systèmes d’exploitation et navigateurs supportés

4 – CENTRES DE TRAITEMENT DES DONNÉES
4.1. Localisation des datacenters
4.2. Répartition des données de l’entreprise
4.3 Certification des datacenters

5 -CENTRES DE TRAITEMENT DES DONNÉES
5.1. Quotas de stockage
5.2. Capacité de stockage des emails
5.3. Gestion de la croissance des données

6 – MODELE COMMERCIAL ET CONTRACTUEL
6.1. Coût et tarification
6.2. Modalités contractuelles
6.3. Récupération des données

7 – SÉCURITÉ DES DONNÉES
7.1. Protection
7.2. Chiffrement
7.3. Sauvegarde

8 – ADMINISTRATION
8.1. Surveillance
8.2. Montée de version

9 – MISE EN PLACE DU SERVICE

9.1. Méthodologie de déploiement
9.2. Accompagnement
9.3. Installation sur les terminaux

 

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Qu'entend-on par "outils du poste de travail" ?

Les expressions “outils du poste de travail” ou “suites bureautiques” désignent les différents outils de productivité dédiés aux entreprises et organisations. Loin de se limiter aux outils bureautiques classiques (traitement de texte, tableur, messagerie…), ces suites intègrent de nombreuses fonctionnalités de partage et de collaboration. Disponibles en mode cloud, elles répondent aux enjeux d’accessibilité des logiciels et des fichiers en tout lieu.

Parmi les différents outils proposés par les suites bureautiques dans le cloud, on peut citer la conférence en ligne, le partage documentaire, la réunion en ligne, la création de blogs et de wikis, la mise en place de réseaux sociaux d’entreprise…

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Introduction du cahier des charges "Poste de travail, suites bureautiques et outils de connectivité"

S’adapter à l’explosion des terminaux mobiles, développer les usages collaboratifs, réduire les coûts, alléger les tâches d’administration… le déploiement des nouveaux outils du poste de travail associés aux capacités du cloud répond à de multiples enjeux au sein des entreprises et organisations.

Les vecteurs d’adoption des suites bureautiques dans le cloud

Selon le cabinet Gartner, l’année 2013 a marqué un point d’inflexion quant au nombre d’appareils utilisé par les salariés. Chaque semaine, ils utiliseraient quatre grands types de terminaux : smartphone, tablette, PC personnel et ordinateur fourni par leur employeur. Ces nouveaux supports et leur multiplication créent de nouveaux besoins d’accessibilité, auxquels répondent les suites bureautiques basées sur le Cloud. En parallèle, le développement du BYOD (Bring your Own Device) renverse le schéma que nous connaissions jusqu’à présent : les entreprises, auparavant prescriptrices, doivent s’adapter à l’utilisation des terminaux privés au sein de la sphère professionnelle. Cette tendance motive le recours aux solutions bureautiques en mode cloud. A l’inverse, notons que l’adoption d’outils de travail dans le cloud constitue chez certaines organisations le point de départ d’une stratégie visant à renforcer l’utilisation du multi-devices auprès des collaborateurs. Qu’il s’agisse d’une réelle volonté de moderniser les postes de travail, d’impératifs techniques, ou d’un phénomène d’adaptation, les finalités restent les mêmes :

  • retrouver un environnement de travail identique en tout lieu et à tout moment, quel que soit l’appareil utilisé : poste fixe, mobile ou autre équipement de type tablette ou mobile;
  • travailler à distance, partager des projets en ligne, améliorer la relation client et favoriser le travail en équipe;
  • rester connecté à l’entreprise en temps réel grâce à des plateformes de collaboration en ligne;
  • simplifier les mises à jour et profiter continuellement des dernières versions des logiciels;
  • exploiter de nombreuses fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les sites web publics, la vidéoconférence.

Ce dernier point mérite une attention particulière. Le terme de « suite bureautique dans le cloud » – couramment employé mais néanmoins réducteur – ne doit pas occulter l’intérêt collaboratif et les capacités de communication de ces nouveaux outils de travail. Ces dimensions collaborative et de communication se traduisent par une grande richesse applicative.

De la suite bureautique à la plateforme collaborative en ligne

Les applications concernées par un projet de modernisation du poste de travail sont nombreuses : messagerie d’entreprise, suite bureautique, partage documentaire, réseau social d’entreprise, agenda partagé, vidéo conférence…

Les fonctions d’archivage et de stockage à titre conservatoire ainsi que les plannings partagés font partie des avancées intéressantes.

Sur le plan collaboratif, certaines fonctionnalités permettent à la fois de consulter un document, d’y apporter des modifications collectivement, d’enregistrer celles-ci et de les transférer aux clients.

Les services de messagerie dans le cloud restent la principale motivation d’un passage au cloud. Ils peuvent notamment intégrer des outils de planification optimisée grâce aux calendriers partagés et à la consultation des informations de disponibilité des autres personnes.

Au-delà de leurs avantages pratiques, les suites bureautiques basées sur le Cloud laissent entrevoir des changements structurels. Les perspectives de travail collaboratif sont en effet considérables, avec la mutualisation des données et l’intégration fréquente d’un réseau social d’entreprise qui vient souder les équipes et optimiser la contribution de chacun. Multiplicité des fonctionnalités, diversité des intervenants, praticité des supports, autant d’éléments du Cloud qui viennent nourrir les fonctions d’une suite bureautique classique. La rencontre des deux ouvre la porte à des performances accrues et à une qualité d’échange supplémentaire.

Contrôle des coûts

En termes économiques, les suites bureautiques basées sur le Cloud présentent un intérêt à plusieurs titres : le coût d’acquisition des licences remplace celui lié à la propriété. Ce coût couvre évidemment la suite en elle-même, mais également les tâches d’administration qui auparavant étaient à la charge de l’entreprise utilisatrice. Cette dernière va donc se libérer des contraintes de gestion de la sécurité et de maintenance du réseau, tout en réduisant le risque d’inaccessibilité aux données grâce à leur stockage dans le Cloud.

En plus de ces aspects pratiques, les coûts seront mieux maîtrisés puisque le calcul se fait au prorata des services auxquels l’entreprise souscrit : fonctionnalités demandées, espace de stockage, niveau de sécurité… Dans une situation d’évolution des besoins, la migration vers un environnement bureautique amélioré ou l’acquisition de plus d’espace de stockage se font d’autant plus facilement que l’offre est évolutive et sur-mesure.

Souplesse et contrôle des coûts sont donc les deux bienfaits de la facturation par licence des suites bureautiques basées sur le Cloud.

Sécurité et continuité des services dans le cloud

Anti-virus, systèmes anti-spam, techniques de chiffrement… au-delà de la sécurisation des centres de traitement des données, les différents niveaux de protection doivent faire l’objet d’un examen attentif. En termes de sauvegarde, les avantages du cloud sont soulignés par le cabinet Gartner qui estime le temps de résolution à 8 heures en hébergement classique contre 2 heures en hébergement dans le cloud.

Quant à la continuité des services, elle peut être assurée par le biais d’une redondance au niveau des couches physiques et fonctionnelles, ainsi qu’au niveau des données elles-mêmes. Certaines solutions prévoient des garanties financières à ce niveau. Les aspects relatifs à la sécurisation des données et à l’administration de la suite dans le cloud sont abordés dans les chapitres 7 et 8 de ce guide comparatif.

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