Cahier des charges : Infrastructure de traitement du courrier égrené – Politique d’impression

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Le cahier des charges "Politique d'impression - Optimisation d’un parc de périphériques d’impression" a été rédigé par des experts indépendants. Il a pour vocation de vous aider à mener à bien votre projet d'optimisation de votre parc de périphériques d'impression ou de gestion du courrier égrené au sein de votre organisation. Les 280 critères technologiques présentés vous serviront de base de réflexion et vous permettront de réaliser votre cahier des charges.

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Sommaire du cahier des charges politique d’impression - parc de périphériques d’impression - courrier égrené

1 – Environnement et périmètre projet : 74 critères
1.1. Contexte
1.2. Environnement technique
1.3. Périmètre matériel, géographique et humain de l’étude
1.4. Procédures

2 – Solutions et services d’audit : 15 critères
2.1. Méthodologie
2.2. Logiciels
2.3. Livrables

3 – Architecture d’impression : 162 critères
3.1.1 Equipements et segmentation
3.1.2 Equipements de l’utilisateur individuel
3.1.3 Equipements du groupe de travail
3.1.4 Equipements du département
3.1.5 Equipements spécifiques
3.2.6 Solutions logicielles associées
3.1.7 Sécurité et authentification
3.1.8 Règles d’impression
3.1.9 Comptage et facturation
3.1.10 Numérisation et workflow
3.1.11 Administration technique

4 – Services de déploiement : 3 critères

5 – Services d’exploitation : 17 critères
5.1. Administration et supervision
5.2. Reporting
5.3. Niveaux de services

6 – Modes d’acquisition et de facturation : 9 critères

 

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Qu'est-ce qu'une politique d'impression ?

Envisager une politique d’impression consiste principalement à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.

Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour s’intégrer au sein d’une infrastructure informatique de plus en plus complexe, associant des besoins et contexte multiples : gestion des volumes, utilisateurs en réseau et proximité de la production papier, changement de méthodes de travail, processus de dématérialisation, gestion technique et analytique, développement durable…

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Introduction du cahier des charges politique d’impression - parc de périphériques d’impression - courrier égrené

Contexte technologique

Les copieurs historiquement acquis en mode contractuel locatif et hors réseau s’intègrent aux systèmes d’impression allant jusqu’aux matériels multifonctions permettant de combiner copies, impression, fax et numérisation pour la gestion ou l’archivage de certains documents. La multiplication des périphériques couleur et la convergence « copieurs » et « imprimantes » augmentent les potentiels de combinaisons. Il arrive aussi qu’une réflexion autour des solutions d’impression s’accompagne d’une réflexion sur les solutions d’archivage ou de workflow. Abordés de concert entre direction informatique et services généraux, les projets de solutions d’impression soulèvent donc des problématiques matérielles mais aussi, systématiquement, des problématiques logicielles qui complexifient encore les projets, étroitement liés aux systèmes d’information.

Objectifs

Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts directs et indirects, et les fonctionnalités dans un contexte d’amélioration de la productivité et de la satisfaction des utilisateurs.

Les attentes des directions informatiques et services généraux :

  • Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
  • Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…

De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :

  • La disponibilité et l’accessibilité des machines
  • La confidentialité des documents
  • La mobilité des utilisateurs (leurs propres systèmes d’impression…)

Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page (essentiellement sur la base des coûts directs), et, pour la dimension « qualitative », à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.

Mixité des responsabilités de la tenue du système

On retrouve une tendance vers l’externalisation et les projets sont en cela généralement abordés par lot.

Deux approches semblent globalement adoptées :

  • Une externalisation partielle avec l’achat ou la location des matériels, mais avec une externalisation des services et de l’alimentation en consommables.
  • Un externalisation totale avec comme paramètres la gestion par page, les niveaux de service (SLA) et la maintenance. Cette option ne fait conserver par l’entreprise que les notions de contrôle, de pilotage et de reporting.

Les modes de contractualisation et les impacts entermes de responsabilité et de gestion sont doncradicalement différents selon l’approche.

Conduite du projet

Il est, avant tout, essentiel d’identifier et de comprendre l’existant : inventaire des matériels, utilisations faites de ces matériels…

La mise en place d’une politique d’impression doit prendre en compte la relation entre systèmes et utilisateurs et nécessite une analyse des besoins aux différents niveaux de l’organisation de l’entreprise :

  • Besoins au niveau individuel
  • Besoins au niveau des groupes de travail
  • Besoins au niveau des départements

Les facteurs plus « relationnels » ou « émotionnels » ne doivent pas être ignorés : réticences au changement, sentiment de propriété des utilisateurs… d’autant plus qu’il est assez fréquemment préférable de ne pas hésiter à abandonner l’ancien matériel.

La sécurité d’un projet de politique d’impression passe par la constitution et l’animation collective d’une équipe pluridisciplinaire :

  • Un sponsor, généralement un membre de la direction financière ou de la direction générale
  • Une représentation des utilisateurs
  • Les services généraux et services informatiques, acteurs principaux de la définition et de la mise en ouvre de cette politique

Développement durable

Les efforts de prise en compte de la notion développement durable trouvent un champ d’application très naturel sur le sujet de la politique d’impression, avec l’ambition compréhensible par tous, de maîtriser les ressources consommées et de réduire le gâchis.

Certains constructeurs et cabinets conseil intègrent désormais ce paramètre dans leurs indicateurs. En pratique, le développement durable n’est pas à ce jour le facteur décisif de lancement d’un projet de constitution ou de refonte d’une politique d’impression au sien de la plupart des entreprises. Il constitue cependant et de plus en plus, un argument de valeur très bien accepté pour soutenir les choix préconisés.

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