Cahier des charges : Solution de gestion des achats

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solution de gestion des achats

Le cahier des charges "Gestion des achats : Produits, Fournisseurs, Négociations, Approvisionnements, Budgets" a été rédigé par des experts indépendants. Il a pour vocation de vous aider à mener à bien votre projet de gestion des achats au sein de votre organisation. Les 493 critères technologiques présentés répertorient tous les paramètres à prendre en compte pour arbitrer vos choix. Vous pourrez ainsi réaliser votre cahier des charges et comparer les progiciels dédiés aux achats disponibles sur le marché.

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Sommaire du cahier des charges "gestion des achats : produits, fournisseurs, négociations, approvisionnements, budgets"

Le projet : 28 critères

1 – Profil général du progiciel de gestion des achats : 22 critères

2 – Gestion des fournisseurs : 63 critères
2.1. Référentiel fournisseurs
2.2. Collecte des offres fournisseurs
2.3. Les Accords Fournisseurs

3 – Référentiel produit : 118 critères
3.1. Référentiel produit
3.2. Les informations de nature constante
3.3. Les informations sur les unités produits
3.4. Les désignations et textes libres
3.5. Les informations sur les gencods
3.6. Les informations sur les remplaçants
3.7. Les informations sur les rubriques
3.8. Les informations sur les critères de segmentation
3.9. Les informations sur la logistique
3.10. Les informations sur la nomenclature
3.11. Les informations multi-média
3.12. Les informations sur les événements
3.13. Les informations multi-fournisseurs
3.14. Les informations multi-variantes
3.15. Les informations sur les marquages (étiquettes…)
3.16. Les informations multi-sites

4 – Gestion des consultations et négociations : 26 critères
4.1. La gestion des appels d’offres
4.2. Enchères inversées
4.3. Place de marché

5 – Gestion des approvisionnements : 13 critères
5.1. Les moteurs d’approvisionnement
5.2. e-procurement – gestion électronique des approvisionnements

6 – La gestion administrative des flux d’achats : 13 critères

7 – Pilotage des coûts, des budgets et des marges à l’achat : 35 critères
7.1. Piloter les coûts et maîtriser ses budgets
7.2. Gestion tarifaire
7.2.1. Gestion commerciale
7.2.2. Outil d’élaboration tarifaire

8 – Les achats à l’international : 13 critères

9 – Etats et tableaux de bord : 7 critères
9.1. Les états
9.2. Tableaux de bord

10 – Spécifications technologiques du progiciel : 131 critères
10.1. Architecture
10.2. Technologie Web
10.3. Sécurité
10.4. Technologie de développement
10.5. Communication inter-applications
10.6. Convivialité – Ergonomie
10.7. Exploitation – Supervision
10.8. Fonctions transversales

 

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Qu'est-ce qu'un progiciel de gestion des achats ?

Les progiciels dédiés à la gestion des achats permettent d’enregistrer, de centraliser les données et d’automatiser les processus.
Deux orientations s’opposent dans la façon d’aborder la gestion des achats au sein d’un système d’informations :

  • La gestion des achats à travers des modules spécialisés d’un ERP. Les ERP intègrent l’ensemble des données relatives aux fonctions d’une entreprise (prospection, vente, facturation, production, stock, approvisionnements, comptabilité, finance… et gestion des achats).
  • La gestion des achats à travers la mise en oeuvre d’un progiciel de gestion des achats spécialisé. Les acteurs favorables à cette démarche mettent en avant la plus grande couverture fonctionnelle des technologies dédiées, la spécialisation des offres selon les secteurs d’activité…

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Introduction du cahier des charges "gestion des achats produits, fournisseurs, négociations, approvisionnements, budgets"

Les phases du processus d’achat sont traditionnellement nombreuses. Entre la recherche de fournisseurs et la commande s’insèrent un nombre important d’opérations telles que les vérifications, les prises de contact téléphonique, les saisies parfois multiples, les confirmations… Autant de procédures et d’actions qui se répètent. Par ailleurs, l’acheteur doit gérer les contacts avec différents départements internes, réception, comptabilité, contrôle de gestion…

De leur coté, avec l’évolution des modes de consommation et des stratégies de gestion, les entreprises adaptent en permanence leurs pratiques commerciales, leur réactivité, leur délai de production pour répondre au raccourcissement du cycle de vie des produits, aux objectifs de productivité et de marge…

Dans ce contexte, la gestion des achats reste un axe de rationalisation majeur de l’activité pour des entreprises dont les achats comptent parfois pour plus de 50% du budget global.

L’optimisation de la gestion des achats

Les objectifs des démarches d’amélioration de la gestion des achats sont donc multiples :

  • L’optimisation des budgets
  • La réduction des coûts
  • Le gain de temps
  • La simplification de la gestion administrative des achats
  • L’automatisation des tâches répétitives
  • L’aide à la décision et la visibilité sur l’activité

Des contributions spécifiques sont attendues selon les secteurs d’activité. Pour les distributeurs, l’augmentation de la disponibilité des produits et la diminution du niveau de stock sont essentiels. Pour les fournisseurs, une meilleure gestion du stock de produits, l’optimisation du processus de fabrication et des coûts de distribution sont particulièrement étudiés.

L’optimisation de la gestion des achats s’opère à travers la mise en oeuvre d’actions spécifiques situées à différents niveaux du fonctionnement des entreprises et notamment par la mise en place d’un système d’information de la gestion des achats.

Les systèmes d’information de la gestion des achats

Les progiciels dédiés à la gestion des achats permettent d’enregistrer et de centraliser les données, et d’automatiser les processus.
Deux orientations s’opposent dans la façon d’aborder la gestion des achats au sein d’un système d’informations :

  • La gestion des achats à travers des modules spécialisés d’un ERP. Les ERP intègrent l’ensemble des données relatives aux fonctions d’une entreprise (prospection, vente, facturation, production, stock, approvisionnements, comptabilité, finance… et gestion des achats). L’atout de cette architecture réside dans l’intégration “uniformisée” des informations et donc de leur exploitation.
  • La gestion des achats à travers la mise en oeuvre d’un progiciel des gestions des achats spécialisé. Les acteurs favorables à cette démarche mettent en avant la plus grande couverture fonctionnelle des technologies dédiées, la spécialisation des offres selon les secteurs d’activité…

L’intégration des données et des systèmes d’informations

L’intégration des solutions de gestion des achats constitue l’un des points sensibles dans la conduite d’un projet d’équipement.

  • La plateforme de gestion des achats doit pouvoir s’intégrer aisément avec le système d’information en place dans l’entreprise : ERP, gestion comptable, gestion des factures, élaboration budgétaire, gestion des stocks et de la production…
  • Les entreprises ont fréquemment besoin d’intégrer dans leur dispositif de gestion des achats leurs partenaires commerciaux. Ainsi l’échange des données informatisées (EDI) permet de traiter les flux administratifs et comptables liés aux achats.
  • On rencontre également des démarches plus poussées, appelées CPFR (Collaborative Planning Forecasting and Replenishment) dans lesquelles la gestion de la demande, les politiques de gestion partagée des approvisionnements, la gestion des stocks par le fournisseur en fonction des ventes de son client, la planification de l’activité ainsi que le réapprovisionnement sont réalisés conjointement entre fournisseur et client. Cette démarche permet la création d’un environnement collaboratif avec les fournisseurs stratégiques.

Gestion des achats et Internet

Internet ouvre des opportunités de rationalisation du processus d’achats, d’optimisation des consultations, et plus globalement de réduction des coûts.
Internet ouvre des opportunités de rationalisation du processus d’achats, d’optimisation des consultations, et plus globalement de réduction des coûts.

  • Le e-sourcing permet d’identifier et de sélectionner un fournisseur, d’optimiser et de suivre les appels d’offres, de réaliser des enchères inversées… visant à mettre en adéquation les offres des moins ou mieux disant avec celle de leurs clients.
  • Le e-procurement est surtout caractérisé par des fonctionnalités de catalogue (indexation des prix et des fournisseurs) et les opérations liées aux transactions comme les workflows d’approbation permettant à des experts de corriger la demande initiale d’un acheteur.

Le présent modèle de cahier des charge aborde l’ensemble de ces points selon une démarche fonctionnelle, suivant la logique d’achat depuis le référentiel fournisseurs jusqu’au reporting achats. Il se termine par les considérations technologiques attachées à toutes solutions de gestion.

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