Descriptif du cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation

Sommaire détaillé du cahier des charges Gestion Electronique de Documents (GED) - Dématérialisation

Cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation

Cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation

La Gestion Electronique de Documents (GED) ou Electronic Content Management (ECM) est un procédé informatisé visant à produire, transmettre et stocker des informations et des documents électroniques (texte, tableur, image, vidéo, audio...) au moyen du travail collaboratif. La GED permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent grâce à l'indexation et la numérisation de ses documents.

Cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation

La dématérialisation consiste en la transmission et le stockage d’informations sans support papier grâce à des flux de données électroniques échangés au sein de l’entreprise ou avec ses partenaires extérieurs.

La dématérialisation est la pierre angulaire d'un projet de GED et est supposée, en diminuant la consommation de papier, être une démarche respectueuse de l'environnement.

Cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation

Si l’informatique en entreprise est depuis longtemps associée à un objectif de « zéro papier », force est de constater que cela ressemble plus à un vœu pieu qu’à la réalité, même si cela continue à être annoncé périodiquement.

En fait, c’est plutôt l’effet inverse que l’on constate au quotidien : chaque personne impliquée dans l’élaboration d’un document informatique, rédaction d’un compte-rendu ou d’un rapport par exemple, passe par l’impression papier aux étapes clés de contrôle et de relecture. Avant sa diffusion, qui se fera souvent sous forme papier, le document aura déjà été imprimé un nombre considérable de fois, ne serait-ce que pour vérifier la façon dont les paragraphes se positionnent dans la page.

Cela met en exergue la faiblesse majeure de la « dématérialisation du papier » car le document est moins bien appréhendé, aussi bien dans son ensemble que dans ses détails ; une autre manifestation en est que nous nous surprenons à faire des fautes d’orthographe grossières dans un courrier électronique alors que nous ne les faisons pas en rédigeant une lettre.

Face à ce constat, la GED – Gestion Électronique des Documents – a pour objectif d’apporter de la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l’information quasi instantanée quelle que soit la distance, possibilité d’effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l’aide de mots-clés, sécurisation de l’accès à un groupe de documents, voire à un document lui-même, etc.

Ce domaine évolue constamment et englobe désormais sous la nouvelle dénomination GEIDE – Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (ou Existants, selon le contexte…) – une étendue logicielle considérable : la dématérialisation de documents et la production de document au moyen du travail collaboratif sont les offres auxquelles nous avons choisis de restreindre ce présent guide, et c’est pourquoi nous avons choisi de conserver le terme plus restrictif de GED.

En effet, pris dans son ensemble la GEIDE concerne des domaines aussi épars que les outils de messagerie instantanée, les portails Web, la gestion des calendriers des individus (organisation d’une réunion par exemple) ou des ressources matérielles (réservation d’une salle pour cette même réunion), la gestion automatisée des processus métiers (« workflow »), ainsi que l’alimentation et utilisation d’un entrepôt de données (« datawarehouse », « datamining »). Et cette énumération n’est pas exhaustive…

La dématérialisation au sens large est le fait de transformer des flux de documents papier ou fax en flux de documents numériques, et d’y associer les traitements et procédures nécessaires.

La Gestion Électronique des Documents existe désormais depuis suffisamment longtemps pour que l’on puisse disposer d’un retour d’expériences. Le premier constat et que même si cela a signifié pour elles un effort important, les personnes qui se servent aujourd’hui de tels outils auraient maintenant du mal à s’en passer. L’information circule plus vite et vers les bonnes personnes. Elle est présentée efficacement à l’utilisateur qui sait alors quelle action est attendue de lui.

Par exemple, un dossier mis en ligne est directement accessible sans avoir à le demander à la personne l’ayant traité en dernier, ni à faire une demande au responsable des archives pour l’en extraire ; problématiques d’autant plus sensibles lorsque les sites sont distants !

Ensuite, nous constatons que la circulation de papier se trouve naturellement réduite : avant la mise en place des outils, les utilisateurs demandent de pouvoir imprimer les documents pour pouvoir travailler dessus ou les faire passer à des collaborateurs ; si vous interrogez ces mêmes personnes après un an d’utilisation, vous verrez qu’il y a peu de chances pour qu’ils gardent cette vision, et sans doute auront-ils oublié l’usage du bouton que vous avez prévu à cet effet.

Ceci illustre le plus important pour réussir un projet de GED : il doit se faire en douceur et doit impliquer beaucoup d’acteurs de l’entreprise : les utilisateurs, en premier lieu, et c’est une évidence, mais de façon toute aussi importante les dirigeants et les équipes informatiques.

En effet un tel projet entraîne nécessairement des modifications dans la façon de travailler individuelle et collective ; cela requiert un changement de mentalité depuis l’exécutant jusqu’à ses dirigeants et tout le monde doit « jouer le jeu » pour que le système ne soit pas privé de ses plus forts atouts.

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Lexmark rachète Brainware

Lexmark vient de racheter l'entreprise BDGB basée au Luxembourg, ainsi que de sa filiale américaine Brainware. Brainware rejoint ainsi Perceptive Software, l'entité logicielle autonome de Lexmark.

Actualité du 12/03/2012

Dématérialisation factures fournisseurs : Cegedim partenaire d'Elior

Elior, troisième opérateur en Europe de la restauration sous contrat et des services qui y sont associés, dresse un bilan positif, cinq ans après le démarrage, du déploiement de son projet de dématérialisation de factures fournisseurs avec la solution Deskom de Cegedim.

Actualité du 07/03/2012

DOCUMATION lance un triptyque site – blog – web TV inédit pour accompagner sa 18ième édition

Documation, événement BtoB de référence de la gestion de documents et d’informations, accueille chaque année plus de 160 exposants et 6 400 visiteurs pour deux jours d’échanges et de rencontres autour des solutions pour dématérialiser, archiver, rechercher, structurer, partager et diffuser des documents et du contenu en entreprise.

Actualité 21/02/2012

Solutions de gestion de contenu par Perceptive Software

Perceptive Software, éditeur de solutions de gestion de contenu d'entreprise et de BPM, propose une solution de gestion de contenu en déploiement à la demande pour les métiers de la finance.

Actualité du 14/02/2012

Dématérialisation et PME

La dématérialisation est la solution idéale pour réduire une partie des coûts fixes et mettre un terme aux manquements de l’organisation et du management des PME.

Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les PME ?

Actualité du 02/02/2012

Les trucs et astuces pour optimiser son espace de travail à domicile et être plus productif

Les nouvelles technologies comme les iPhones ou les scanners mobiles ont créé un nouveau type de liberté : la liberté de travailler de presque n'importe où, et donc depuis chez soi. Cependant, cela n’est pas toujours évident. Il existe quelques astuces à connaitre pour faire de son bureau à domicile un endroit propice et productif pour travailler.

Actualité du 30/01/2012

Documation fête ses 18 ans !

Avec l’explosion des volumes d’information en entreprise et leur diffusion, la maîtrise des contenus informationnels et la gestion documentaire sont devenues indispensables pour diminuer les coûts tout en optimisant les ressources existantes.

Actualité du 26/01/2012

Solution de dématérialisation de factures BCSYS EDOCS

BCSYS et ReadSoft lancent BCSYS EDOCS, une solution de dématérialisation des factures fournisseurs pour la gamme ERP Microsoft Dynamics NAV.

Solution de GED EPSON pour entreprise

Avec Document Capture Pro, EPSON lance une solution de GED (gestion électronique de documents) pour les entreprises. La solution de GEDDocument Capture Pro d' EPSON s’intégre aux outils collaboratifs professionnels jusque dans le cloud.

Conférence dématérialisation et sécurisation des documents au salon doc&finance

Une conférence dématérialisation et sécurisation aura lieu lors du salon Doc&Finance de Paris – La Défense les 24 et 25 janvier.
La dématérialisation, procédé qui consiste à transformer un document papier en un fichier informatique, est au coeur de l'actualité IT car elle représente un véritable avantage en terme de développement durable.

Déploiement d’un système d'imagerie documentaire

En regardant le fonctionnement quotidien de nombreuses entreprises, on constate que la plupart hésite encore à intégrer les scanners à leurs processus numériques. En effet, selon une étude menée en 2010 par AIIM (Association for Information and Image Management - www.aiim.org), seulement 16% des participants de l'étude numérisent et extraient des données vers un processus numérique, alors que 66% des entreprises et organismes interrogés disposent d'un processus de numérisation pour archiver.

18ième édition du Salon Documation

Evénement de référence de la gestion de l’information et du document numérique, Documation accueille chaque année plus de 160 exposants et 6 400 visiteurs pour 2 jours de rencontres professionnelles autour de la présentation des solutions de dématérialisation, de recherche, de création, d’organisation, d’archivage, de partage, de diffusion des documents et de gestion de contenu. Plus de 110 ateliers de démonstrations et conférences thématiques permettent également de s’informer sur les grands enjeux du secteur.

Actualité du 08/11/2011

Cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation

guidescomparatifs.com propose une gamme d'ateliers dédiés à l’univers de la Gestion Electronique de Documents.
Cet atelier d'une journée a pour objectif d’accompagner l’équipe projet dans la compréhension des éléments structurants de son projet en dématérialisation. 

Le fil conducteur de l’atelier est le guide "Gestion Electronique de Documents (GED) - Dématérialisation", utilisé tout au long de la journée comme élément référant.

La première demi-journée est dédiée une présentation générale de la problématique. La seconde permet d’approfondir les questions posées dans le guide. L’animateur analyse avec les participants tous les critères, en précisant les contextes techniques et les implications qui en découlent.

A l’issue de cette journée, une synthèse est effectuée à la lumière du contexte du projet et des éléments techniques.

Cahier des charges GED - Travail Collaboratif - Dématérialisation